Veelgestelde vragen

Het Inlichtingenbureau (IB) heeft een Q&A opgesteld om antwoord te geven op de meest gestelde vragen die bij ons binnenkomen. Deze Q&A bevat onder informatie over de oorsprong van het Inlichtingenbureau, onze wettelijke taken en verantwoordelijkheden en hoe wij omgaan met privacy en veiligheid. 

Organisatie Stichting Inlichtingenbureau (IB)

  • Stichting Inlichtingenbureau is een dienstverlenende organisatie die door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) is opgericht. Het inlichtingenbureau verwerkt gegevens over burgers die gebruik maken van regelingen en voorzieningen, bijvoorbeeld op het gebied van werk en inkomen en wmo en jeugdzorg. Het verwerken van deze gegevens gebeurt op grond van (wettelijke) taakstellende opdrachten voor gemeenten. 

  • Bij de oprichting van het Inlichtingenbureau is voor een duidelijke scheiding tussen beleid, uitvoering en toezicht gekozen door de structuur van een private stichting. Hier is voor gekozen omdat er behoefte was aan een onafhankelijke organisatie: een elektronisch koppelpunt. Dit elektronische koppelpunt moest onafhankelijk van de overheid alle Nederlandse gemeenten verbinden met andere (overheids)instanties, om veilig elektronische gegevens uit te kunnen wisselen. Dit heeft in 2001 geresulteerd in de oprichting van het Inlichtingenbureau als stichting. 

  • Het Inlichtingenbureau haalt informatie bij verschillende (overheids)partijen op. Denk hierbij aan instanties zoals UWV, de Sociale Verzekeringsbank en de Rijksdienst voor Wegverkeer. Van de opgehaalde informatie maken wij overzichtelijke informatiepakketjes. Deze informatiepakketjes sturen wij vervolgens weer door naar onze afnemers (o.a. gemeenten en waterschappen). Met de informatie die wij verstrekken ondersteunt het Inlichtingenbureau afnemers bij de uitvoering van overheidstaken op vijf verschillende beleidsterreinen: Werk en Inkomen, Onderwijs, Belastingen, Wmo en Jeugdzorg en Schuldhulpverlening en Beslaglegging.  

  • De taken van het Inlichtingenbureau zijn voor een deel vastgelegd in wet- en regelgeving van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Voor het overige deel volgt deze (na toestemming van SZW) uit opdrachten vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Daarnaast voert het Inlichtingenbureau taken uit die op verzoek en in samenwerking met gemeenten tot stand zijn gebracht. 

  • Het Ministerie van Sociale zaken besloot in 2001 om een centrale partij op te richten, die de informatievoorziening richting gemeenten zou regelen: het Inlichtingenbureau. Het Inlichtingenbureau moest ervoor zorgen dat gemeenten makkelijker het recht op uitkeringen van burgers konden bepalen. Dit was nodig om de werkzaamheden van gemeenten voor burgers eenvoudiger te maken. Neem bijvoorbeeld de aanvraag van een uitkering. Voor een aanvraag heeft de gemeente onder meer  informatie nodig over het vermogen, inkomen, studiefinanciering en voertuigbezit van burgers. Zonder het Inlichtingenbureau moet deze informatie apart bij instanties worden opgevraagd. Als informatieknooppunt is het Inlichtingenbureau de spil in dit gegevensverkeer, die al deze informatie voor gemeenten verzamelt en verwerkt. Met behulp van deze informatie stelt het Inlichtingenbureau alle Nederlandse gemeenten in staat om hun inwoners de juiste ondersteuning te bieden, waardoor burgers krijgen waar zij recht op hebben.

    De informatiediensten van het Inlichtingenbureau helpen gemeenten binnen een zo kort mogelijke tijd te bepalen of er voor een persoon of huishouden recht op bijstand bestaat. Wij ondersteunen  gemeenten daarnaast bij het vaststellen van het recht op kwijtschelding van lokale belastingen en wij brengen bij gemeenten jongeren in beeld die extra aandacht verdienen om zo een betere startpositie op de arbeidsmarkt te bereiken. Daarnaast heeft het IB verschillende diensten die gemeenten en zorgaanbieders ondersteunen bij het veilig uitwisselen van informatie op het gebied van de Wmo en Jeugdwet.  

  • Op de activiteiten van het Inlichtingenbureau wordt toezicht gehouden door instanties zoals de Inspectie SZW, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), en door de verschillende opdrachtgevers van het Inlichtingenbureau.

  • Het Inlichtingenbureau legt verantwoording af aan het ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW) en gemeenten. Dit wordt gedaan in de vorm van een jaarverslag, accountantscontrole en externe onafhankelijke EDP-audit op de gegevensverwerking (vanuit informatieveiligheidsperspectief). 

    • Bijstandcliënten;
    • Jongeren in de leeftijdscategorie 23 tot 27 jaar, die niet staan ingeschreven bij een onderwijsinstelling en geen startkwalificatie hebben;
    • Personen die een onvolledige AOW uitkering ontvangen;
    • Personen van wie teveel of onterecht ontvangen bijstand moet worden teruggevorderd;
    • Personen die recht hebben op inkomensafhankelijke regelingen;
    • Personen die kwijtschelding van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen aanvragen;
    • Voortijdig schoolverlaters zonder startkwalificatie;
    • Voortgezet onderwijs leerlingen die overstappen naar het MBO;
    • Personen die in het kader Wmo en Jeugdzorg bij hun gemeente een aanvraag doen voor zorg;
    • Persoonsgegevens voor het berekenen van de beslagvrije voet;

     

    Wilt u op basis van bovenstaande punten exact weten bij welke instanties het Inlichtingenbureau informatie ophaalt en met welk doel het Inlichtingenbureau deze informatie verwerkt? Raadpleeg hier het complete overzicht. 

  • Het is niet efficiënt als alle 352 gemeenten afzonderlijk van elkaar informatie moeten ophalen bij instanties, om bijvoorbeeld zo het recht op een uitkering vast te stellen. Ministeries hebben daarom besloten dat er een centraal informatieknooppunt moet zijn voor gemeenten. Dit is het Inlichtingenbureau. Met de informatie die het Inlichtingenbureau ophaalt bij instanties, helpt het Inlichtingenbureau gemeenten bij het bepalen van het recht op sociale voorzieningen, of het recht op een uitkering. Door deze hulp te bieden hebben gemeenten meer tijd om hun inwoners te ondersteunen bij o.a. het vinden van werk.    

Werkzaamheden en taken

  • Nee, het Inlichtingenbureau heeft geen inzicht in een individuele casus. Het verzamelen en  beschikbaar stellen van informatie gebeurt vanuit gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen die voor de signalen richting gemeenten zorgen. Toekenningen, afwijzingen of fraudeonderzoeken die uit deze signaleringen volgen, worden vastgelegd in de systemen van gemeenten zelf. Gemeentemedewerkers zijn verantwoordelijk voor de afhandeling van deze casussen. Medewerkers van het Inlichtingenbureau hebben daar geen toegang toe.

  • Nee. Het Inlichtingenbureau verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als er een rechtmatige grondslag voor de verwerking van gegevens is. Bijvoorbeeld als iemand door de gemeente wordt aangemerkt als bijstandsgerechtigde. 

  • Het IB koppelt bestanden, maar kent hierbij zelf geen scores toe op basis waarvan wel of juist géén informatie verzameld en beschikbaar wordt gesteld. Het Inlichtingenbureau gebruikt ook geen andere programma’s of algoritmen die voorspellende, classificerende of associërende elementen hebben. Omdat het IB slechts zorgt voor de bestandskoppeling van bestanden uit verschillende gegevensbronnen, beschikt het Inlichtingenbureau zelf niet direct over de gegevensbestanden. (Persoons)gegevens van bijvoorbeeld de Rijksdienst Wegverkeer (RDW) of UWV zijn voor het IB beschikbaar om informatie op te halen. Met deze informatie kunnen die gemeenten vervolgens de rechtmatigheid van een uitkering vaststellen of juist kwijtschelding van lokale belastingen toekennen.

  • Met de toets op rechtmatigheidscontrole ondersteunt het Inlichtingenbureau gemeenten bij de controle op rechtmatigheid tijdens de uitkeringsperiode. Dit gebeurt door bestanden van gemeenten elektronisch te vergelijken met die van andere instanties (zoals UWV, Belastingdienst en DUO). Gemeenten krijgen zo inzicht in veranderingen in de situatie van bijstandsgerechtigden en kunnen daar vervolgens naar handelen. 

  • Een verandering wordt inzichtelijk als er overlap ontstaat tussen een periode waarin een persoon bijstand ontvangt en een situatie die van invloed is op het recht of de hoogte van de bijstand. Dit noemen wij ‘samenloop’. Als het Inlichtingenbureau samenloop constateert tussen een uitkeringsperiode en bijvoorbeeld het starten van een dienstverband, dan volgt hieruit een signaal aan gemeenten. Omdat het Inlichtingenbureau een lijst van deze samenloopsignalen aanlevert bij gemeenten, hoeven gemeenten niet hun gehele bijstandspopulatie handmatig te onderzoeken. Dit scheelt veel werk en zorgt voor een betere controle op rechtmatigheid.

  • Nee. Medewerkers van het Inlichtingenbureau zijn op geen enkele manier betrokken bij fraudeonderzoeken. Dit komt omdat het Inlichtingenbureau zelf geen fraude constateert. Het Inlichtingenbureau geeft signalen af aan gemeenten waarna gemeenten naar eigen inzicht nader onderzoek kunnen doen.

  • Nee. Medewerkers van het Inlichtingenbureau zijn op geen enkele manier betrokken bij huisbezoeken. Het Inlichtingenbureau geeft enkel signalen af aan gemeenten. Gemeenten bepalen vervolgens zelf of zij nader onderzoek starten en of er een reden is voor een huisbezoek.

Privacy en veiligheid van gegevens

  • Waar de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor een verwerking bepaalt, is de verwerker een externe partij die de verwerking uitvoert. Een verwerker krijgt opdracht om voor het doel dat door de verwerkingsverantwoordelijke is bepaald persoonsgegevens te verwerken. Gemeenten zijn in vrijwel alle gevallen aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van taken van het Inlichtingenbureau. Voor onderstaande diensten is de verwerkingsverantwoordelijkheid niet bij gemeenten belegd:

    • Dienstverlening voortijdig schoolverlaters;
      Regionale Meld- en Coördinatiepunten (centrumgemeenten) zijn aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijken;

    • Kwijtschelding t.b.v. waterschapbelastingen;
      Waterschappen zijn aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijken;

    • De door het Inlichtingenbureau te beheren centrale voorziening BVV;
      de minister van SZW is aangemerkt als de verwerkingsverantwoordelijke.

    Het Inlichtingenbureau fungeert begin 2021 bij alle gegevensverwerkingen nog als verwerker. In een aantal gevallen is die rol wettelijk vastgelegd (SUWI wetgeving), in de overige gevallen betreft het een rol die is vastgelegd in verwerkingsovereenkomsten tussen het Inlichtingenbureau en de verschillende verwerkingsverantwoordelijken.

  • Het Inlichtingenbureau werkt vanuit het uitgangspunt ‘Less is More’. Dat wil zeggen dat wij alleen de noodzakelijke  gegevens (vanuit doelbinding en proportionaliteit) verstrekken. Gebruikte gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de dienstverlening. Daarnaast zorgt het Inlichtingenbureau ervoor dat aan alle vereisten van de AVG wordt voldaan.

    Het Inlichtingenbureau past onderstaande normen toe op de gegevensverwerkingen door:

    • persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor de doeleinden die gespecificeerd zijn en die een rechtmatige grondslag vinden in de wetgeving;
    • proactief privacybeleid te voeren op basis van het privacybeleidskader;
    • de wet- en regelgeving op het gebied van privacybescherming nauw na te leven;
    • te faciliteren in de uitoefening van privacyrechten van personen;
    • persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in opdracht van en conform de instructies van opdrachtgevers (Ministeries, VNG en gemeenten);
    • aan de verwerkingsverantwoordelijke(n) garanties te bieden dat het Inlichtingenbureau de benodigde technische en organisatorische maatregelen neemt, opdat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkenen is gewaarborgd;
    • een eigen Functionaris Gegevensbescherming toezicht te laten houden op de toepassing en naleving van de AVG en het eigen privacybeleid. En deze bevindingen jaarlijks te rapporteren in het jaarverslag van het Inlichtingenbureau.
  • Ja. Er zijn diverse beveiligingsmaatregelen genomen, die voorkomen dat persoonsgegevens onnodig verzameld of verwerkt worden. Deze maatregelen zijn uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsbeleid van het Inlichtingenbureau. Een externe auditor toetst jaarlijks of de vastgestelde normen van het informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd. Uit deze jaarlijkse onafhankelijke EDP-audit blijkt dat de informatiebeveiliging bij het Inlichtingenbureau voldoet aan de audit-eisen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en aan het daarop gebaseerde IB-informatiebeveiligingsbeleid.

  • Nee. Medewerkers van het inlichtingenbureau hebben geen toegang tot persoonsgegevens die met behulp van geautomatiseerde processen door ons worden verwerkt. Uitzondering op deze regel is gemaakt voor een beperkt aantal medewerkers die ten behoeve van noodzakelijke beheertaken ook toegang tot data moeten hebben. Alle medewerkers van het Inlichtingenbureau moeten een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) overleggen en een geheimhoudingsverklaring tekenen.

  • Nee, dat is ook niet nodig en zelfs niet toegestaan. Het Inlichtingenbureau zorgt ervoor dat gemeenten kunnen beschikken over persoonsgegevens die noodzakelijk (met doelbinding en proportioneel) zijn voor het uitvoeren van hun (wettelijke) taken. Het Inlichtingenbureau verwerkt alleen persoonsgegevens als hiervoor een wettelijke grondslag bestaat, dus een wet die bepaalt dat het delen van deze gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van wet- en regelgeving. 

  • Gemeenten gebruiken de informatie van het Inlichtingenbureau om te beoordelen of de informatie die zij van inwoners zelf (bij het aanvragen van kwijtschelding van gemeentelijke lasten of een bijstandsuitkering) ontvangen, compleet en juist is. Blijkt dat niet het geval, dan wordt daar door gemeenten nader onderzoek naar gedaan. Daarnaast gebruiken gemeenten de informatie van het Inlichtingenbureau om beslissingen te nemen ten aanzien van het toekennen of aanbieden van ondersteuning aan hun inwoners.

  • Zonder de informatie van het Inlichtingenbureau zouden gemeenten zelf de rechtmatige verstrekking van voorzieningen moeten vaststellen. Dit is een zeer arbeidsintensief proces, wat zou leiden tot hogere uitvoeringskosten bij gemeenten. Nu haalt het Inlichtingenbureau de informatie die gemeenten nodig hebben op bij de verschillende instanties, zoals bijvoorbeeld het UWV, de Belastingdienst en de Sociale Verzekeringsbank. Het Inlichtingenbureau zorgt er vervolgens voor dat gemeenten alleen informatie ontvangen die zij nodig hebben, bijvoorbeeld als er iets is gewijzigd is een situatie van een bijstandsgerechtigde. De medewerker bij de gemeente ziet dan direct of de wijziging in de situatie van de bijstandsgerechtigde invloed heeft op de hoogte en-/of het recht op een uitkering. Dit scheelt zowel burgers als gemeenten veel tijd en geld. 

Inzage in de verwerking van gegevens

  • Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt hebben het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke te vernemen of, en zo ja welke, persoonsgegevens zijn verwerkt (artikel 15 AVG). Het Inlichtingenbureau ondersteunt in haar rol van ‘verwerker’ de betreffende verwerkingsverantwoordelijke daar zo nodig bij. Oftewel, een verzoek tot inzage kan dus worden gedaan bij de gemeente. Het Inlichtingenbureau kan, indien gewenst, de gemeente daarbij ondersteunen, maar kan niet rechtstreeks zorgen voor inzage aan de persoon in kwestie. Die bevoegdheid heeft het Inlichtingenbureau niet.

    Voor onderstaande diensten is de verwerkingsverantwoordelijkheid niet bij gemeenten belegd en ligt de verantwoordelijkheid voor het recht op inzage bij een andere organisatie:

    • Dienstverlening voortijdig schoolverlaters
      Het Inlichtingenbureau verwerkt informatie voor Regionaal Meld- en Coördinatiepunten (RMC's) om voortijdig schoolverlaters in beeld te brengen. Indien een burger wil weten of het Inlichtingenbureau in dit geval persoonsgegevens heeft verwerkt en zo ja welke, dan moet er contact worden opgenomen met het Regionaal Meld- en Coördinatiepunt;

    • Kwijtschelding van waterschapbelastingen 
      Het Inlichtingenbureau ondersteunt waterschappen bij de beoordeling van aanvragen voor kwijtschelding van waterschapsbelasting. Indien een burger wil weten of het Inlichtingenbureau in dit geval persoonsgegevens heeft verwerkt en zo ja welke, dan moet er contact worden opgenomen met het Waterschap.
  • Het Inlichtingenbureau heeft een klachtenregeling. Burgers die niet tevreden zijn over onze dienstverlening kunnen een klacht indienen via het klachtenformulier op onze website. Onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) zal deze klacht vervolgens in behandeling nemen.

  • Het Inlichtingenbureau probeert zo transparant mogelijk te zijn en daarom heeft het alle informatiediensten op de website, de dienstencatalogus en in gegevensregisters beschreven. Gedetailleerde informatie over alle gegevensverwerkingen is uitgewerkt in de IB dienstencatalogus en de gegevensregisters 2020.