Opgeruimd staat netjes: de regels binnen portaal Zorg (GGk)
Als er een wat rustigere periode aanbreekt op het werk is dat hét moment om de processen en werkwijzen binnen de organisatie eens goed onder de loep te nemen! Onze collega's van de servicedesk geven u graag enkele handige tips & tricks om optimaal gebruik te maken van de IB dienstverlening op het gebied van de Wmo en Jeugdwet.
Houdt de gebruikerslijst up-to-date
Wij adviseren gebruikersbeheerders regelmatig de gebruikerslijst in het portaal op te schonen om het portaal overzichtelijk en veilig te houden. Gebruikersbeheerders beheren de rechten van actieve gebruikers en kunnen deze up-to-date houden. Daarnaast kunnen zij de profielen van gebruikers deactiveren verwijderen wanneer deze geen werkzaamheden meer hebben op het portaal. Via het portaal kunnen gebruikers daarnaast ook eenvoudig zelf hun gegevens beheren. Wijzigt uw telefoonnummer of e-mailadres? Geef deze wijzigingen altijd door via het portaal zodat wij u kunnen bereiken indien nodig.
Belangrijke informatie beschikbaar via de website
Wij houden u middels serviceberichten per e-mail zo goed mogelijk op de hoogte van belangrijke informatie. De meeste informatie is daarnaast ook via onze website terug te lezen. Op de Actueel-pagina vindt u de laatste nieuwsberichten op het gebied van zorg, belastingen, werk en inkomen en onderwijs. Onderhoud en storingen worden altijd vermeld op de Portaal-pagina. Elke gebruiker kan in het portaal Zorg zelf aangeven of hij wel of geen nieuwsbrieven van het Inlichtingenbureau wil ontvangen. Ook via de website kunt u zich aanmelden op onze nieuwsbrieven.
Maak afspraken met uw collega's
Zijn er binnen uw organisatie meerdere gebruikers in het systeem? Maak goede afspraken met je collega’s. Het kan soms onoverzichtelijk zijn om met meerdere collega’s gebruik te maken van het portaal. Wie doet de uploads en de downloads en wanneer? Wij raden u aan om werkvelden goed af te kaderen en onderling goede afspraken te maken zodat opgevraagde gegevens altijd bij de juiste persoon terecht komen, ook bij afwezigheid van uzelf of één van uw collega’s. Spreek onderling in een team af dat belangrijke mailings doorgestuurd worden naar belanghebbenden indien u niet zeker weet of iedereen deze mailings ontvangt. Wij raden daarnaast aan om altijd tenminste twee gebruikersbeheerders per organisatie aan te wijzen. Zo kunnen zij elkaar vervangen bij afwezigheid en blijft informatie niet langer liggen dan nodig. Dan kunt u ook met een gerust hart van uw vrije dagen genieten!
Extra gebruikersbeheerder aanmelden?
Een extra gebruikersbeheerder aanmelden voor uw organisatie kan eenvoudig via het speciale aanmeldformulier gebruikersbeheerder Zorg. De meest actuele versie van dit formulier is beschikbaar op onze website en kan na invullen en ondertekenen per email gestuurd worden naar klantsupport@inlichtingenbureau.nl. Op onze website zijn daarnaast ook andere relevante formulieren en handleidingen terug te vinden.
Bewaartermijn gegevens
Stichting Inlichtingenbureau bewaart gegevens maximaal 60 dagen om zo de veiligheid en privacy van deze gegevens te waarborgen. Houdt rekening met deze bewaartermijn bij het downloaden van uw gegevens en zorg ervoor dat u uw berichten tijdig ophaalt. In de Berichtenmonitor kunt u wel berichten opzoeken die langer dan 60 dagen geleden zijn uitgewisseld maar inhoudelijk zijn berichten die ouder zijn dan 60 dagen niet meer beschikbaar. Ook de servicedesk kan deze berichten niet meer inzien.